Face-to-face, telefoon of Teams: waarom face-to-face wint.

Een nieuwe klant belt: hij zoekt een projectleider. “Zullen we even Teamsen?” Een half uur later heb je een vacature. Maar je zag de werkvloer niet, je weet niet hoe de line manager met zijn mensen omgaat, en waarom de vorige projectleider na zes maanden vertrok, vertelde niemand je.

Teams is in een paar jaar de standaard geworden, en dat is begrijpelijk: het gaat snel en niemand staat in de file. Laten we er niet onnozel over doen: niet elk gesprek moet face-to-face. Maar op de momenten die tellen, wint wie tegenover zijn klant en zijn kandidaat zit.

Wat elk kanaal goed doet

De telefoon is je snelste werktuig. Je kwalificeert een kandidaat, checkt een detail bij een klant of volgt een gesprek op, in een paar minuten. Maar je ziet niets: geen gezicht, geen werkvloer, geen twijfel in iemands ogen.

Teams zit ertussen. Je ziet elkaar, je deelt een cv of een plan en niemand moet zich verplaatsen. Handig voor een korte afstemming of voor een kandidaat die overdag niet weg kan. Maar een scherm houdt de aandacht smal, en vaak staat iemands mailbox ernaast open.

Face-to-face kost de meeste tijd, en levert het meeste op. Je ziet de werkvloer, het team en hoe iemand reageert op een lastige vraag. En je bouwt een vertrouwen op dat geen scherm je geeft.

Waarom face-to-face wint

Mensen zeggen vaker ja. Onderzoekers van de universiteiten van Waterloo en Cornell lieten deelnemers aan onbekenden vragen om een korte vragenlijst in te vullen, face-to-face of per mail. Face-to-face had 34 keer meer succes. Of je nu exclusiviteit vraagt of een tweede gesprek: in het echt is nee zeggen moeilijker.

Je hoort meer, en je ziet meer. Een lichaamshouding en een gezicht zeggen meer dan een stem aan de telefoon. Een klant vertelt aan tafel wat hij nooit in een mail zou zetten, zeker na het officiële deel. En op de werkvloer zie je zelf wat je kandidaat te wachten staat.

Samen zoeken lukt beter in één ruimte. Een onderzoek in Nature toonde dat duo's via video minder creatieve ideeën bedenken dan duo's die samen aan tafel zitten. Kiezen tussen ideeën ging via video even goed. Voor een intake, waar je samen met de klant zoekt wat hij echt nodig heeft, kies je dus face-to-face. Om te kiezen tussen twee kandidaten volstaat Teams.

Je bouwt een band. Een kandidaat die je in het echt ontmoette, laat je minder snel vallen. Een klant die je kent, belt jou eerst als er een nieuwe vacature is.

Wanneer je face-to-face gaat

• De intake bij een nieuwe klant. Ter plaatse, liefst met de line manager erbij. Je ziet de werkvloer, de mensen en de sfeer, en dat verkoop je straks aan je kandidaten.
• De kennismaking met een sterke kandidaat. Op kantoor, of in een koffiebar dicht bij zijn werk. Kwalificeren doe je aan de telefoon, maar wie je echt voorstelt, wil je gezien hebben.
• Voor het aanbod. Bij je kandidaat, om zijn twijfels en een mogelijke counteroffer op tafel te krijgen. Bij de klant, om het aanbod samen op punt te zetten.
• Als er iets misloopt. Een kandidaat die na een week twijfelt of een klant die ontevreden is, help je niet via een scherm.
• Je vaste klanten, een paar keer per jaar. Zonder vacature, gewoon om te horen wat er beweegt. Zo hoor je de vacatures voor ze online staan.

De methode: zo krijg je de afspraak

Zes stappen, van je voorstel tot de opvolging.

01Stel een concreet moment voor

Niet “Zullen we eens afspreken?”, wel “Ik ben donderdag in de buurt, past tien uur?” Op een concreet voorstel zeg je makkelijker ja.

02Geef een reden die voor hem telt

Aan een klant: “Ik wil de werkvloer zien, zodat ik je kandidaten kan vertellen hoe het er echt aan toe gaat.” Aan een kandidaat: “Ik stel enkel mensen voor die ik ken. Zo kan ik je ook beter verkopen.”

03Hou het kort

Een uurtje is genoeg, en dat zeg je er meteen bij. Wie weet dat het niet de hele voormiddag kost, zegt sneller ja.

04Plan slim

Drie of vier afspraken in dezelfde buurt, op dezelfde dag. Combineer een klant met een kandidaat in de regio, en de verplaatsing is meteen goed besteed.

05Wil hij echt niet: Teams, met de camera aan

Liever Teams dan de telefoon. Vraag of de line manager erbij kan zijn, en stel later opnieuw voor om langs te komen, bijvoorbeeld als je toch in de buurt bent.

06Volg dezelfde dag op

Een korte mail met wat je afsprak en wat de volgende stap is. Zo ligt alles vast, en weet iedereen wat er volgt.

Wat je zegt als iemand liever niet afspreekt

Een voorbeeld

Stel: een bouwbedrijf zoekt een werfleider en wil even Teamsen. Je stelt voor om donderdag langs te komen, want je hebt in de buurt nog twee andere afspraken. Ter plaatse ontmoet je het team, en na de koffie vertelt de zaakvoerder dat de vorige werfleider vertrok omdat hij niets te zeggen had over de planning.

Dat stond in geen enkele vacature. Je kandidaten krijgen nu het hele verhaal, en ze weten waarom het deze keer anders is: de nieuwe werfleider beslist wel mee over de planning. En als je aan tafel voorstelt om de vacature een paar weken exclusief te doen, zegt de zaakvoerder ja.

Checklist

• Je kwalificeert aan de telefoon en kiest daarna bewust je kanaal.
• Elke nieuwe klant zie je face-to-face, liefst met de line manager erbij.
• Wie je echt voorstelt, heb je gezien.
• Voor een aanbod zit je tegenover je kandidaat.
• Je plant drie of vier afspraken in dezelfde buurt.
• Wil iemand echt niet, dan Teams met de camera aan.

Veelgestelde vragen

Is Teams niet efficiënter?

Voor een korte afstemming wel. Maar efficiënt is niet hetzelfde als effectief: wat je mist aan informatie en vertrouwen, betaal je later: met kandidaten die afhaken en klanten die een ander bureau bellen.

Moet elke kandidaat op kantoor komen?

Nee. Kwalificeren doe je aan de telefoon. Face-to-face is voor wie je echt voorstelt, en dat mag ook in een koffiebar dicht bij zijn werk.

Hoe vaak bezoek je een vaste klant?

Een paar keer per jaar, ook zonder vacature. Zo hoor je wat er beweegt, nog voor de vacatures online staan.

En als de klant enkel online wil werken?

Dan respecteer je dat, en werk je met Teams en de camera aan. Grijp het eerste goede moment om toch langs te gaan, bijvoorbeeld op de eerste werkdag van je kandidaat.

Bronnen

• University of Waterloo, A face-to-face request is 34 times more successful than an email, juni 2017, over het onderzoek van M. Roghanizad en V. Bohns in het Journal of Experimental Social Psychology.
• M. Brucks en J. Levav, Virtual communication curbs creative idea generation, Nature, 2022.